Aujourd’hui, les imprimantes sont parfaitement multitâches. On peut les utiliser pour faire des photocopies, pour scanner tous types de documents, à envoyer des fax, etc. De plus, les entreprises aussi bien que les particuliers peuvent investir dans un tel matériel et c’est là que la question se pose : quel type d’imprimante conviendra le mieux à ses besoins ? Monofonction ou multifonction ? Des réponses dans cet article pour un achat réussi, n’hésitez pas à interroger votre revendeur pour un choix plus ciblé.

Les questions à se poser avant de choisir son imprimante

Vous avez décidé d’acheter une imprimante pour votre entreprise ou pour équiper votre domicile. Devant les différents modèles qui existent, il vaut mieux mettre à plat ses besoins afin de choisir l’imprimante multifonction ou monofonction qui vous accompagnera au quotidien. Voici les bonnes questions à vous poser avant de vous rendre en magasin : les réponses aideront le revendeur à vous guider vers le meilleur choix :

  • Quel-est votre budget ?
  • Quelle utilisation de votre imprimante : de manière occasionnelle l’impression de papiers administratifs ou bien pour des photos ?
  • Avez-vous également besoin des options pour scanner et faxer des documents ?
  • D’autres personnes vont-elles utiliser cette imprimante ?
  • L’imprimante devra-t-elle être puissante et rapide ?
  • La qualité est-elle un critère déterminant ?

Les qualités de l’imprimante multifonction

L'imprimante multifonction est parfaite pour scanner, faxer et copier

L’imprimante multifonction remplace pas moins que 4 appareils

Leur polyvalence en a fait un produit parfait dans le cadre de l’entreprise. Dans un tel cas, c’est indéniable, les imprimantes multifonction comportent de très nombreux avantages :

Les fabricants sont capables aujourd’hui de proposer des imprimantes multifonction compactes, qui ne demandent pas spécialement de réaménager son espace professionnel. Plusieurs machines se retrouvent concentrées sur une seule et unique imprimante.

Elles sont également très faciles à manipuler : les utilisateurs peuvent s’approprier en quelques minutes seulement les nombreuses fonctions tels que l’envoi d’un fichier scanné vers une adresse e-mail ou un stockage cloud.

La qualité des résultats, qui n’a rien à envier aux imprimantes les plus pointues et cotées ! Là encore les fabricants ont réussi à améliorer leurs produits de manière à offrir des copies, impressions, scans de très grande qualité.

Autonomes : le smartphone peut facilement remplacer l’ordinateur pour envoyer ses travaux !

Les critères à prendre en compte avant de choisir son imprimante multifonction :

  • Vitesse d’impression,
  • Résolution,
  • Interface,
  • Cartouches,
  • Recto-verso,
  • Connectivité,
  • Ecran tactile

Les qualités de l’imprimante monofonction

L'imprimante monofonction complète votre scanner, fax et copieur

L’imprimante monofonction est parfaite si vous êtes déjà équipé

Dans certains cas, l’imprimante monofonction, qu’elle soit aussi à jet d’encre, laser et thermique, est le choix le plus pertinent, pour de nombreuses raisons :

Lorsque vous êtes déjà équipé de machines spécifiques pour scanner, faxer, photocopier,

Si vous imprimez des documents spécifiques tels que des photos, l’imprimante monofonction peut donner un résultat de qualité supérieure,

Lorsqu’il s’agit d’une imprimante monofonction laser, le coût par page est parfois inférieur,

Le besoin d’imprimer uniquement…

Les critères à prendre en compte avant de choisir son imprimante monofonction :

  • Vitesse d’impression en nombre de pages par minute,
  • Qualité d’impression,
  • La consommation d’énergie en watts en veille et en fonctionnement,
  • Bruit durant l’utilisation,
  • Coût de la page

En entreprise, l’imprimante fait partie des outils utilisés quotidiennement, ne serait-ce pour imprimer les documents tels que les factures ou encore les contrats. Pour choisir l’imprimante qui vous fera gagner du temps et économiser de l’argent, il est important de prendre en compte certains éléments, comme la taille de votre entreprise.

Voici quelques conseils à prendre en compte afin de mettre dans le mille et choisir son imprimante de bureau.

La bonne imprimante si vous travaillez de chez vous

Vous avez décidé d’établir votre entreprise chez vous pour une raison ou pour une autre, et vous avez besoin d’une imprimante. À quelle fréquence l’utiliserez-vous ? Pour des impressions sporadiques, de temps en temps, misez sur un modèle simple, capable d’imprimer sur du papier à grammage classique (entre 70g et 100g).

Votre imprimante doit toutefois pouvoir être connectée ! Pour cela, elle doit être équipée de la fonction Wi-Fi ou Bluetooth. Ainsi, même si vous serez seul à l’utiliser, vous pourrez l’installer où bon vous semble, sans encombrer votre espace de travail !

Vous partagez votre bureau

Il est important de choisir une imprimante qui répondra aux besoin de tous les utilisateurs

Choisir la bonne imprimante à partager

Si vous faites partie des petits entrepreneurs qui choisissent de partager un bureau avec d’autres homologues pour des raisons économiques, il ne faut pas faire l’impasse sur le matériel. Quel modèle d’imprimante multifonction vous accompagnera de manière efficace chaque jour ? Combien de personnes l’utiliseront ? De quels types d’entreprises s’agit-il ?

Faites le point avec vos « colocataires » et déterminez plus facilement le type d’imprimante parfait. Point important à retenir : étant donné qu’il s’agit de partager une imprimante avec d’autres personnes, cette dernière devra être équipée de la fonction Bluetooth et des ports nécessaires pour être reliée au réseau. Ainsi, chacun pourra l’utiliser à sa guise !

Vous êtes une entreprise indépendante

Si votre entreprise est une PME, vous devrez utiliser une imprimante multifonction capable de tenir la charge imposée par vos collaborateurs. Vont-ils l’utiliser ponctuellement dans la journée ? De temps en temps uniquement ? Dans le deuxième cas de figure, misez sur une imprimante moins gourmande en encre. Votre revendeur vous conseillera sur le modèle adéquat.

Vous êtes une grande entreprise

L'imprimante multifonction est parfaite lorsqu'il y a un grand nombre de collaborateurs

L’imprimante multifonction, idéale pour les grandes entreprises

Qui dit grande entreprise, dit impressions quotidiennes. Dans un tel schéma, il est conseillé d’opter pour une imprimante laser, capable d’assurer une grande charge de travail et de traiter une plus grande quantité de papier. En fonction de la quantité de collaborateurs, pensez également au nombre d’imprimantes qu’il vous faudra afin d’éviter toute surcharge et perte de temps.

Toujours dans le cadre d’une grande entreprise, sans doute aurez-vous besoin de la fonction scanner, fax, en plus de l’impression. Ici, vous devrez déterminer une zone d’impression au sein de vos locaux, qui accueillera non seulement l’imprimante, mais également les fournitures telles que les ramettes de papier et les cartouches d’encre.

Choisir son imprimante efficacement

En fonction de la taille de votre entreprise, du budget consacré à la partie impression, à l’espace que vous pourrez dégager pour accueillir le matériel et les fournitures : Il ne faut pas prendre à la légère le choix d’une imprimante. N’hésitez pas à discuter de tous ces paramètres avec votre revendeur, vos équipes logistique et informatique avant de procéder à l’achat de votre imprimante !

En nettoyant votre imprimante multifonction, non seulement vous préservez sa durabilité, mais vous contournerez également les problèmes d’impression et de numérisation qui peuvent survenir au plus mauvais moment. Dites adieu aux couleurs délavées, taches et autres rayures grâce à ces quelques conseils.

Comme n’importe quel matériel électronique au sein de l’entreprise, l’imprimante multifonction occupe aujourd’hui une place de choix pour imprimer bien sûr, mais également pour scanner, photocopier et parfois envoyer des fax. Pour profiter longtemps de votre matériel, cela requiert un minimum d’entretien. Vos documents sont tachés, illisibles, les couleurs sont délavées alors que vous venez mettre des cartouches neuves ? Les documents numérisés portent des taches qui n’existent pas sur leur version papier ? Vous en avez assez des bourrages papier ?

Les bons outils pour un nettoyage parfait

Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin dans les rayons d’accessoires informatiques, aussi, vous devrez vous munir de lingettes, bâtonnets à embout en mousse, vaporisateurs et flacons de solution nettoyante, bombes d’air comprimé. Vous pouvez également utiliser du papier essuie-tout légèrement imbibé d’eau déminéralisée ou un chiffon qui ne laisse pas de peluches ainsi qu’un pinceau neuf et souple.

Le nettoyage de votre imprimante multifonction étape par étape

Eliminez la poussière d'encre pour un nettoyage complet

La poussière d’encre doit être éliminée

L’écran

Si votre imprimante multifonction est dotée d’un écran LCD, qu’il affiche les couleurs et des photos, un nettoyage régulier s’impose. Ne projetez pas directement de produit liquide sur cette partie sensible et n’utilisez aucun produit corrosif ou qui contient des éléments granuleux. Dépoussiérez tout simplement en passant un coup de chiffon sans appuyer. Pour enlever les traces de doigts, utilisez des lingettes spécialement prévues à cet effet ou un petit chiffon humide.

Avec le pilote de l’imprimante

Le pilote de votre imprimante dispose d’une option spécialement dédiée au nettoyage. En l’activant, cela débarrassera les buses de la tête d’impression des particules d’encre séchée qui peuvent s’y trouver. Attention toutefois, l’opération est gourmande en encre, aussi, si vous utilisez votre imprimante multifonction de manière régulière, procédez de temps en temps seulement.

Nettoyer manuellement les têtes d’impression

Si vous constatez que le nettoyage avec le pilote n’est pas complet, que vos documents ressortent tachés, procédez à un nettoyage manuel des têtes d’impression. Situées généralement sous les cartouches d’encre, les têtes peuvent être démontées sur de nombreux modèles. En faisant bien attention à porter des gants et à protéger vos vêtements, démontez les têtes et passez dessus un chiffon (ou un bâtonnet à embout en mousse) à peine humidifié avec de l’eau déminéralisée. Lorsque le chiffon est sale, prenez un chiffon propre. Il est important de procéder doucement afin de préserver les circuits imprimés. Une fois propre, remettez le dispositif en place et imprimez une page pour vérifier la qualité du nettoyage. S’il reste des traces, il est temps de remplacer la tête d’impression de votre imprimante multifonction.

Nettoyer l’intérieur de l’imprimante

Nettoyez l'intérieur de votre imprimante multifonction

La poussière est l’ennemie des impressions réussies

L’intérieur de votre imprimante multifonction ainsi que les bacs d’alimentation peuvent cacher de la poussière, des débris d’encre et de papier. Ces éléments tendent à salir les impressions tout en empêchant le bon fonctionnement des galets et des roulettes : bonjour les bourrages papier à répétition ! Commencez par enlever le bac d’alimentation papier et époussetez l’intérieur à l’aide d’un pinceau souple. Vous pouvez également utiliser une bombe d’air comprimé en prenant soin de faire évacuer la poussière à l’extérieur !

Nettoyer le scanner de l’imprimante

La vitre du scanner étant un élément frontal, on y trouve en permanence des traces de doigts et de la poussière, qui, au fil du temps, peuvent dégrader la qualité des documents numérisés. Armez-vous d’un chiffon non pelucheux et nettoyez la partie supérieure de la vitre du scanner et sur l’intérieur du capot.

Enfin, si jamais la poussière a réussi à pénétrer derrière la vitre de votre scanner, attention à ne pas tenter de nettoyer cet espace, les composants étant très fragiles.

L’encre pour les imprimantes est chère, toutefois, il est toujours possible de faire des économies, grâce à quelques gestes simples. Voici quelques conseils à mettre en place au sein de votre entreprise, afin d’économiser environ 40 % d’encre.

Oui, l’encre pour imprimante représente un budget, notamment si l’on imprime beaucoup au sein de votre entreprise. Ceci n’est pas une fatalité lorsqu’on sait qu’il est tout à fait possible de réaliser des économies non négligeables au fil du temps. Choisissez les astuces qui semblent le mieux répondre à vos besoins quotidiens en matière de volume d’impression mensuel, voire annuel.

Changez de polices de caractère

Les bonnes polices de caractère pour économiser l'encre d'impression

Choisissez les bonnes polices de caractère

Les polices de caractères utilisées ont un impact sur la consommation d’encre d’impression, même si cette idée peut sembler assez étonnante. D’ailleurs, aux États-Unis, un étudiant a permis à sa zone universitaire d’économiser près de 20 000 dollars en une année en utilisant la police Garamond. En appliquant cela à une petite entreprise par exemple, l’économie peut grimper jusqu’à 50 % ! Outre le Garamond, vous obtiendrez les mêmes résultats avec les polices de caractère Century Ghotic et Times New Roman. Quant à celles à éviter, citons le Franklin Gothic Medium, le Tahoma et le Trebuchet M, véritables pompes à encre d’impression !

Ecofont, police de caractère perforée qui consomme moins d’encre

Il existe une police de caractère spécialement développée pour permettre d’économiser jusqu’à 25 % d’encre. Baptisée Ecofont, elle ajoure les caractères sans pour autant modérer la qualité des impressions.

Les applications dédiées à l’économie d’encre

Ces applications sont capables de gérer les pilotes d’impressions en modifiant certains paramètres d’édition, permettant ainsi de réduire l’utilisation de l’encre et de papier ! En résumé, elles sont capables d’éliminer les pages superflues, de modifier la présentation des documents afin d’optimiser l’utilisation d’encre.

Imprimer intelligemment

Choisissez les éléments à imprimer

N’imprimez pas tout ce que vous voyez

Besoin d’imprimer un document en ligne, un mail ou une page web, qui plus est avec des photos, des éléments en couleur ? Pensez à copier / coller uniquement la zone du document qui vous intéresse !

Des impression optimisées

Lorsqu’elle est mise en route, l’imprimante est optimisée pour des couleurs et une qualité d’impression maximisées. Afin de diminuer votre consommation d’encre, choisissez une impression de qualité standard, option accessible dans les pilotes de l’imprimante. Pensez également à imprimer en mode brouillon, si votre imprimante le permet.

L’impression de texte en niveau de gris

Alors que l’imprimante tend à utiliser automatiquement l’ensemble des cartouches d’encre, vous pouvez régler votre imprimante de manière à ce qu’elle imprime les documents textes en niveau de gris. Cette option permet de mieux contrôler la mise en page des documents texte, donc d’économiser de l’encre.

L’aperçu avant impression, une option qui vous veut du bien

L'aperçu avant impression pour optimiser ses documents

L’aperçu avant impression

L’aperçu avant impression permet de visualiser la mise en page d’un document, de choisir les pages à imprimer, donc de faire des économies d’encre. Cette option est également valable pour le web que vous souhaitez imprimer.

Imprimez !

En utilisant rarement votre imprimante, l’encre des cartouches tend à sécher sur les buses d’impression, obligeant la machine à exercer une pression plus importante pour faire sortir l’encre et imprimer un document. Il est donc conseillé d’imprimer un à deux documents par semaine.

Une imprimante qui correspond vraiment aux besoins de votre entreprise

Si dans votre entreprise on imprime plusieurs fois par semaine, une imprimante à jet d’encre milieu de gamme sera parfaite. En revanche des impressions quotidiennes et en grande quantité, les imprimantes laser ou à LED vous accompagneront parfaitement. Quant aux impressions en grand format et de photos, demandez conseil à votre revendeur pour un matériel plus spécifique.

Comprendre la fiche technique de son imprimante

Généralement, sur la fiche technique d’une imprimante, les principales caractéristiques telles que la vitesse, la résolution d’impression, la résolution du scanner, le nombre de cartouches, pour ne citer que ces éléments, sont exprimés en chiffres. Pour une lecture efficace, voici comment comprendre ces informations.

Le nombre de cartouches

Choisir son imprimante en fonction de ses cartouches

Les imprimantes à jet d’encre nécessitent plusieurs cartouches d’encre pour remplir leur fonction correctement. Ainsi, le coût de chaque impression dépend également du nombre de cartouches utilisées par une imprimante.

Par exemple, une imprimante qui nécessite deux cartouches, une pour les trois couleurs primaires et une pour le noir est moins économique à l’utilisation, la tête d’impression étant moins susceptible de sécher. Ainsi, lorsqu’une seule couleur est terminée, il faut obligatoirement remplacer la tête d’impression, quitte à ce que certaines couleurs soient encore utilisables : il est donc conseillé de privilégier les imprimantes à cartouches séparées, une cartouche indépendante pour chaque couleur.

Pour les imprimantes nécessitant plus de 4 cartouches, la palette de couleurs est plus large, permettant ainsi d’imprimer des photos. Le rendu est réaliste, la qualité plus élevée.

La vitesse d’impression

La vitesse d’impression est un critère essentiel, exprimée en pages imprimées par minute. À moins que ce ne soit pour imprimer des pages en qualité brouillon, il vaut mieux choisir une imprimante multifonction qui permet d’obtenir des résultats de grande qualité, en toute rapidité.

La résolution d’impression

Comprendre la résolution d'impression

Contrairement à ce que l’on a tendance à le croire, une résolution élevée ne garantit pas la qualité d’impression. En effet, ce n’est pas toujours vrai : l’imprimante laser offre des impressions de textes plus nets qu’une imprimante à jet à résolution similaire. Si vous souhaitez imprimer principalement des textes, misez de préférence sur une imprimante laser. Pour tout autre type de document, l’imprimante jet d’encre permet une résolution d’impression élevée surtout lorsqu’il s’agit de photos.

La résolution du scanner

Cet élément concerne la résolution maximale de numérisation des documents par votre imprimante. On parle ainsi de haute résolution lorsque le scanner reproduit fidèlement, par exemple, un tableau contenant de nombreuses données ainsi que des photos de qualité. Attention toutefois, en numérisant vos documents en haute résolution, le résultat sera particulièrement volumineux, rendant difficile le partage par courrier électronique. Pour contourner cette difficulté, il vaut mieux choisir votre imprimante multifonction pourvue d’un scanner adapté aux besoins de votre entreprise.

Comme son nom l’indique, l’imprimante multifonction permet de procéder à différentes opérations sur une seule et même machine. Toutefois, devant la palette de possibilités offertes, on peut parfois facilement se perdre. Intéressons-nous plus précisément à la fonction Scanner de votre imprimante multifonction : comment l’optimiser pour gagner du temps ?

Optimiser les actions récurrentes en créant des raccourcis

Créer des raccourcis pour scanner plus rapidement

Créer des raccourcis sur votre imprimante multifonction

Dans un premier temps, il convient de cerner les actions récurrentes sur votre imprimante multifonction. Vous pourrez ainsi créer un raccourci qui permettra aux utilisateurs de répéter les actions les plus courantes en une seule touche.

Par exemple : dans votre entreprise, les salariés ont besoin quotidiennement de scanner des documents en recto verso et en noir et blanc. Créez un raccourci pour que cette action nécessite une seule touche sur l’écran de votre imprimante multifonction. Les utilisateurs gagneront ainsi du temps, ne feront plus d’erreurs de manipulation. En résumé, la création d’une touche de raccourci pour reprendre certaines actions récurrentes permet de gagner du temps, mais également d’économiser du papier et de l’encre.

Besoin d’aide pour créer un raccourci sur votre imprimante multifonction ? Demandez l’aide de votre revendeur !

Optimiser l’envoi de documents vers un seul destinataire

Souvent, les salariés scannent des documents puis envoient la version électronique sur une boîte mail, si ce n’est leur boîte de réception. Gagnez du temps en enregistrant les adresses e-mail de destination les plus utilisées dans le carnet d’adresses. En procédant ainsi, il devient inutile de saisir les adresses en question à chaque scan, évitant par la même occasion les erreurs.

Mieux encore, les imprimantes multifonctions permettent d’envoyer les documents scannés sous forme de pièce jointe à un destinataire. Ainsi, tout comme lorsqu’on envoie un email depuis son ordinateur, l’imprimante multifonction permet d’envoyer des documents scannés que vous pouvez personnaliser avec un objet du message et un corps de message. Certaines imprimantes permettent de renommer les documents scannés depuis l’écran tactile. N’oubliez pas que ces fonctions peuvent elles aussi faire l’objet d’un raccourci.

Optimiser le scan de documents 1 à 1

Dans votre entreprise, les salariés ont l’habitude de scanner de très nombreux documents, qui sont toutefois indépendants les uns des autres ? Dans un tel cas, ils doivent scanner chaque document, un par un, ce qui représente une perte de productivité considérable. Certaines imprimantes multifonctions permettent de scanner tous ses documents, puis de les séparer en autant de fichiers que de document. Outre le gain de temps, cette méthode n’est en aucun cas un frein à l’organisation des fichiers scannés, peu importe leur nombre.

Optimisez votre temps avec votre sanner

Gagnez du temps lorsque vous scannez vos documents

Optimiser le scan de documents en recto-verso avec un chargeur adapté

Si dans votre entreprise, les salariés scannent quotidiennement une grande quantité de documents en recto verso, optimisez cette tâche en misant sur un chargeur de documents recto verso numérisation recto verso 1 passage. En effet, pour vous faire gagner du temps, cet accessoire permet de numériser le recto et le verso de tout document simultanément.

Selon un rapport signé Ponemon Institute, 56 % d’entreprises ne sécurisent pas l’utilisation de leurs imprimantes multifonction. Étant un équipement connecté au réseau, il est essentiel de préserver son intégrité et par la même occasion celle de vos données.

Les périphériques connectés, la porte ouverte sur les réseaux d’entreprise !

Début 2017, un certain « Stackoverflowing » s’était livré à une expérience plutôt enrichissante pour les spécialistes de la sécurité en entreprise. En bon hacker, il aurait piraté pas moins de 150 000 imprimantes installées dans diverses compagnies. Si cette information s’avère vérifiée, cela induit que tout objet connecté est susceptible de servir des informations sensibles relatives à votre entreprise, sur un plateau d’argent. En conséquence, il est essentiel de sécuriser chaque port d’entrée potentiel, dont le système d’impression fait partie.

Le filtrage par adresse IP de votre système d’impression

Le filtrage par adresse IP permet de limiter l’accès aux systèmes d’impression. Concrètement, l’entreprise qui possède différents départements et plusieurs imprimantes multifonctions peut dédier une imprimante par département. Grâce aux paramètres de sécurité réseau intégrée dans chaque imprimante, vous pouvez limiter l’accès aux systèmes d’impression. Par le même biais, vous pouvez interdire ou autoriser les imprimantes à communiquer avec d’autres adresses IP, dont celles indésirables.

Protection du disque dur de l’imprimante multifonction

Selon le rapport « Quocirca 2017 report Print Security: an imperative in the IoT era », 61 % des entreprises ont dû faire face à des fuites de données à travers leur système d’impression. Pour éviter de faire face à une telle situation critique et que le disque dur retienne trop d’informations sensibles, les imprimantes sont dotées de nombreuses fonctionnalités :

  • Protection du disque dur par mot de passe,
  • chiffrement des données,
  • écrasement des données contenues dans le disque dur,
  • suppression automatique des données stockées dans une boîte utilisateur

Éduquer les utilisateurs à la sécurité des impressions

S’il n’est pas interdit d’imprimer des données confidentielles, il n’est pas non plus interdit de lire les documents qui ont été imprimés et laissés sur le bac de sortie. Même en entreprise, cette habitude doit être bannie. En contrôlant l’accès aux systèmes d’impression, les données bénéficient d’une protection supplémentaire : par mot de passe, badge, code spécifique à chaque département. Les possibilités ne manquent pas, d’autant plus si elles s’additionnent à un travail de sensibilisation des collaborateurs.

Sécuriser les impressions à partir de périphériques mobiles

La vie d’entreprise étant ce qu’elle est, certains collaborateurs se voient confier des ordinateurs portables, des smartphones ou encore des tablettes. Puisqu’il est désormais possible d’envoyer des impressions à distance, le niveau de sécurité doit être d’autant plus renforcé. En plus de la vigilance des collaborateurs en question, il est possible de mettre en place d’impression confirmée par nom d’utilisateur de mot de passe.

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Comment économiser l’encre de son imprimante ?

Véritable enjeu environnemental et financier (1 à 3% du chiffre d’affaires annuel des entreprises !), selon le cabinet IDC, l’encre d’impression représente plusieurs millions de cartouches et de déchets chaque année. Devant cet état de fait, il en va de la responsabilité de chaque entreprise de participer à la diminution de ce phénomène. Pour cela, il existe de nombreux gestes et astuces facilement applicables au quotidien.

Les conseils de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie

De petits gestes permettent ainsi de faire des économies conséquentes chaque année lorsqu’on en vient à l’encre d’impression :

  • Imprimer uniquement lorsque c’est vraiment nécessaire,
  • Configurer les imprimantes en mode « économie »,
  • Vérifier la mise en page avant d’imprimer (en particulier à partir d’Internet pour ne pas imprimer les publicités et autres bannières inutiles),
  • Éviter l’impression en couleur, sauf si cela est vraiment nécessaire,
  • Prendre garde aux caractéristiques par nature « gaspilleuses » de certaines d’imprimantes, notamment celles dont les différentes couleurs sont dans le même boîtier de cartouche
  • Changer de police et utiliser Century gothic en taille 10 au lieu de l’Arial en taille 11, permettant ainsi de diminuer la consommation d’encre de 30 %

Adapter les processus d’impression

L’économie d’encre d’impression est loin d’être un fantasme. En auditant les besoins réels de l’entreprise en matière d’impression, cela permet à l’entreprise de faire le point sur ses besoins matériels, mais également sur les pratiques à mettre en place. Pour y parvenir, quelques questions simples sont à poser :

  • De combien d’imprimantes l’entreprise dispose-t-elle ?
  • Quels sont les types d’impressions réalisées ?
  • Combien de pages sont imprimées en moyenne par mois ?
  • Quel est le coût moyen des consommables par mois ?
  • Quels sont les besoins réels des utilisateurs ? Ont-ils uniquement besoin d’imprimer, ou également de faxer, de scanner, de photocopier, etc. ? Font-ils des impressions spécifiques ?
  • Certains processus peuvent-ils être numérisés ?
  • Les travaux d’impression peuvent-ils être centralisés à l’aide d’imprimantes multifonctions ?

Bonnes pratiques pour économiser l’encre de son imprimante

Quelques gestes simples permettent de faire des économies substantielles d’encre chaque année :

L’impression recto verso : Selon une étude de Gartner, le mode recto verso peut réduire de 30 % la consommation de papier dans les entreprises.

L’impression multiple : pour avoir un aperçu d’un document en cours de finalisation, choisissez l’impression multiple, qui permet de réduire la taille des pages à imprimer, et de les disposer sur une seule feuille, dans un format réduit (l’équivalent de 4 pages réduites sur une seule feuille).

Visualiser les documents avant de les imprimer : les logiciels de traitement de texte notamment permettent de visualiser un document avant de l’imprimer. Cette fonctionnalité permet de déceler les pages blanches en trop, les espaces, inutiles, etc.

Éviter de copier et coller des contenus depuis un navigateur internet : si cette manipulation peut faire gagner du temps, souvent elle entraîne l’ajout d’informations inutiles (photos, bannières, publicités, etc.). Outre la surconsommation de papier, elle entraîne évidemment le gaspillage d’encre.

Dématérialiser les documents à archiver : l’archivage papier a fait son temps, d’autant plus qu’il existe des alternatives particulièrement efficaces et à la portée de tous. Ainsi, le format PDF/A-1 est considéré comme étant le format adéquat d’archivage et à long terme de documents. Il peut être généré à partir de certaines applications, gratuites telles qu’OpenOffice ou sous licence, telles qu’MS Office.

Faire des économies, aider à préserver l’environnement : ces deux arguments sont suffisamment solides et concrets pour encourager les entreprises à prendre sérieusement en considération leur usage d’encre d’impression.

 

Entretien de son imprimante

En entretenant régulièrement et consciencieusement votre imprimante, vous pourrez l’utiliser durablement. Si cette étape peut sembler rébarbative, difficile d’y couper qu’il s’agisse d’un équipement personnel ou professionnel. Voici quelques astuces simples à mettre en pratique.

Nettoyer son imprimante avec l’aide du pilote

Tout périphérique informatique est livré avec un logiciel d’utilisation appelé pilote. Ce pilote permet non seulement d’installer l’équipement, à gérer chaque commande et à commander un nettoyage automatique des têtes d’impression de l’imprimante. Le programme fait ainsi circuler de l’encre sur chaque tête d’impression, évitant qu’elles s’obstruent. Dans le cas où le nettoyage automatique ne suffirait pas, il est alors nécessaire de les retirer pour les nettoyer manuellement à l’aide d’un chiffon imbibé d’une eau claire, voire déminéralisée idéalement.

Entretenir les têtes d’impression

L’utilisation quotidienne d’une imprimante n’est pas sans conséquence sur la tête d’impression, qui peut être encrassée au fil du temps. Utilisez un coton-tige à peine imbibé d’eau pour éliminer la poussière et les autres impuretés, puis séchez la tête d’impression à l’aide d’un chiffon doux.

Nettoyer les rouleaux d’alimentation en papier

En cas de diminution de la qualité de l’impression, il ne faut pas hésiter à démonter les rouleaux d’alimentation en papier afin de les nettoyer à l’eau savonneuse. Si l’encre est persistante, détachez avec de l’eau écarlate.

Dépoussiérer les voies d’aération et les ventilateurs

Si l’imprimante tend à chauffer rapidement, il convient de nettoyer les grilles d’aspiration et ventilateurs. Pour cela, ôtez la grille de protection, et dépoussiérez avec une bombe d’air. Si le périphérique continue à chauffer, voire à sentir le brûlé, contactez sans tarder un professionnel.

Nettoyer le ruban de positionnement

Le ruban de positionnement se nettoie facilement à l’aide d’un nettoyant spécial encre. Déposez quelques gouttes sur un morceau de papier essuie-tout ou de chiffon et nettoyez délicatement.

Nettoyer la ventouse

Destinée elle-même à nettoyer la tête d’impression, la ventouse s’entretient grâce à un produit nettoyant spécial encre : aspergez la ventouse et décrassez-la à l’aide d’une petite brossette.

Nettoyer la barre de soutien

Déposez un peu de graisse anti-statique sur un chiffon ou d’essuie-tout et graissez la barre sur toute sa longueur.

La révision de votre imprimante par un professionnel

Le professionnel dispose de tout le matériel nécessaire pour faire un nettoyage en profondeur et prolonger la durée de sa vie de votre imprimante. Certaines sociétés proposent des contrats de maintenance, particulièrement utile lorsqu’on possède un parc d’imprimantes.

Dépoussiérer l’intérieur de l’imprimante

Il ne faut pas oublier d’enlever la poussière de l’intérieur de la machine, qu’il s’agisse d’une imprimante ou d’un photocopieur. Soulevez le capot et ôtez les poussières qui se sont déposées sur le mécanisme avec un petit pinceau ou une bombe d’air.

Le support vitré de votre imprimante multifonction avec scanner ou photocopieur a lui aussi besoin d’être entretenu. Utilisez un chiffon en microfibres, qui ne laissera pas de peluches, pour nettoyer efficacement les traces de doigts et le gras.

 

L’évolution des imprimantes

1455, Gutenberg imprime la Bible à 42 lignes grâce à un système mécanique permettant de reproduire des écrits. C’est la naissance de l’impression, technique toujours d’actualité, avec toutefois une évolution extraordinaire.

L’imprimante devient un périphérique indispensable

Que du chemin parcouru depuis Jean Gutenberg de Mayence, qui développa la typographie au milieu du XVe siècle ! Depuis quelques décennies, l’ordinateur occupe une place de choix aussi bien chez les professionnels que les particuliers. S’ajoute à cela l’utilisation de l’imprimante en tant que périphérique incontournable.

En effet, si l’ordinateur permet de stocker une quantité extraordinaire de données, nous, humains, avons besoin de support papier pour concrétiser ces données virtuelles en données « palpables » si on peut dire les choses ainsi.

Chronologie de l’imprimante moderne dans les grandes lignes

  • 1450, naissance de la typographie
  • 1796, découverte d’Aloïs Senefelder, la lithographie est inventée en 1796, c’est l’ancêtre de l’offset.
  • 1876-1904, l’offset, mise en œuvre dans l’industrie graphique plus tard, dans les années 1960-70
  • Après 1914, les travaux aboutissent à une forme d’imprimante capable d’imprimer en noir et blanc
  • 1951, Siemens commercialise la première imprimante à jet d’encre
  • 1960, l’impression en couleur est désormais possible
  • 1971, Xerox commercialise la première imprimante laser
  • 1988, création de la première imprimante 3D par Check Hill

Différentes techniques d’impression

Aujourd’hui, l’imprimante permet d’utiliser différents procédés pour obtenir une impression papier :

Par impact, qui tamponne les caractères grâce à un ruban encreur selon le principe de la machine à écrire.

À marteaux, selon lequel les caractères d’une ligne entière sont disposés sur une chaîne ou un tambour. Des marteaux plaquent le papier contre les caractères permettant d’imprimer simultanément une ligne entière rapidement.

À aiguilles ou matricielle, technique permettant à des aiguilles de se répartir sur toute la longueur d’une tête. Ces aiguilles se déplacent sur tout le  long de l’imprimante, propulsées grâce à des électroaimants et marquent des points d’encre.

À jet d’encre, technique similaire à celle des aiguilles à la différence que l’encre est expulsée grâce à des variations de pressions sur la cartouche.  L’encre passe ensuite dans des tubes très fins et forme des points minuscules.

Par laser et laser couleur, grâce à un laser qui dessine une image magnétisée sur un tambour. L’encre se présente sous forme de poudre qui s’agglomère uniquement sur les zones magnétisées.

A DEL, principe similaire à celui de l’imprimante laser à la différence que la magnétisation se fait par barrette DEL (Diode Electroluminescente).

Véritable révolution, l’imprimante a sans nul doute permis aux industries et aux administrations de se développer. Aujourd’hui, cette technologie va plus loin encore grâce à l’impression en 3D. Il se murmure que l’impression en 4D est en cours de développement, permettant ainsi d’imprimer des objets capables d’évoluer dans des contextes bien précis.